§ 1
Grundlage

Die Konferenzordnung beruht auf dem Statut der Konferenz der Europäischen Verfassungsgerichte vom 16./17. Mai 1999 in Warschau.
 

§ 2
Durchführung von Kongressen

(§ 3 Statut)

¹ Die Konferenz der Europäischen Verfassungsgerichte organisiert in der Regel alle drei Jahre einen Kongress.

² Der Kongress umfasst eine Eröffnungs- und eine Schlusssitzung sowie die Fachdiskussionen.
 

§ 3
Landesberichte und Generalbericht

(§ 9 Statut)

Die Präsidenten-Runde bestimmt anlässlich der Vorkonferenz die Fachthemen sowie die Modalitäten für die Einreichung der Landesberichte und die Ausarbeitung eines Fragebogens sowie den oder die Generalberichterstatter.
 

§ 4
Ablauf des Kongresses

(§ 9 Ziff. 2 Statut)

¹ Der Kongress beginnt mit einer feierlichen Eröffnungssitzung. Er endet mit einer besonderen Schlusssitzung.

² Die Präsidenten-Runde bestimmt, ob die Fachdiskussionen im Kongressplenum und/oder in Fachausschüssen stattfinden.

³ Die Präsidenten-Runde bestimmt für jede Fachdiskussion einen Vorsitzenden.

⁴ Die Präsidenten-Runde bestimmt für jeden Kongress die technischen Modalitäten für die Einführung in die einzelnen Themen durch den Berichterstatter sowie für die Interventionen der Teilnehmer.
 

§ 5
Beobachter und Gäste

(§ 5 und § 9 Ziff. 2 Statut)

¹ Als Beobachter können zugelassen werden:

1. Supranationale europäische Gerichtshöfe;
2. Europäische Verfassungsgerichte und ähnliche Institutionen innerhalb Europas, die vorerst weder den Status des Vollmitgliedes noch den Status des assoziierten Mitgliedes erwerben wollen;
3. Kommissionen und Institutionen des Europarates und der Europäischen Gemeinschaften, die sich besonders mit der Verfassungsgerichtsbarkeit befassen;
4. Nichteuropäische Verfassungsgerichte und ähnliche Institutionen.
 
² Als Gäste können zugelassen werden:

1. Die obersten Gerichte des Gastgeberlandes;
2. Andere europäische und nichteuropäische Gerichte;
3. Andere mit Fragen der Verfassungsgerichtsbarkeit befasste Institutionen;
4. Einzelpersonen.

³ Das ausrichtende Gericht beantragt anlässlich der Vorkonferenz, welche Beobachter und Gäste zum nächsten Kongress eingeladen werden sollen.

⁴ An der Präsidenten-Runde am Vortag des Kongresses können weitere Beobachter und Gäste zum Kongress zugelassen werden.

§ 6
Mitwirkungsrechte der assoziierten Mitglieder

(§ 4 Ziff. 2 und § 10 Statut)

Den assoziierten Mitgliedern stehen folgende Teilnahme- und Mitwirkungsrechte zu:

1. Mitwirkung am Kongress;
2. Einreichung eines Landesberichts zu den jeweiligen Fachthemen;
3. Beteiligung an den Fachdiskussionen;
4. Einreichen von schriftlichen Vorschlägen an die Präsidenten-Runde.

§ 7
Mitwirkungsrechte der Beobachter und Gäste

(§ 5 und § 10 Statut)

¹ Den Beobachtern stehen folgende Teilnahme- und Mitwirkungsrechte zu:

1. Mitwirkung am Kongress;
2. Einreichung eines Berichts zu den jeweiligen Fachthemen;
3. Beteiligung an den Fachdiskussionen.

² Den Gästen stehen folgende Teilnahmerechte zu:

1. Teilnahme an den Sitzungen des Kongresses;
2. Ausnahmsweise kann ihnen vom Sitzungsvorsitzenden in den Fachdiskussionen das Wort erteilt werden.

§ 8
Verzeichnis der Teilnehmer

Das ausrichtende Gericht stellt den Teilnehmern jeweils für die Vorkonferenz und die Hauptkonferenz ein aktuelles Verzeichnis der stimmberechtigen Vollmitglieder, der assoziierten Mitglieder, der Beobachter und Gäste zu.

§ 9
Präsidenten-Runden

(§ 9 Ziff. 4 und Ziff. 5 und § 12 Statut)

¹ Die Präsidenten-Runden finden in der Regel am Vortag des Kongresses sowie vor Abschluss des Kongresses statt.

² In der Regel im ersten Jahr nach dem letzten Kongress findet eine Vorkonferenz für die Vorbereitung des nächsten Kongresses statt.

³ Weitere Präsidenten-Runden können bei Bedarf einberufen werden.

⁴ Zirkulationsbeschlüsse sind zulässig.

§ 10
Tagesordnung

(§ 9 Statut)

¹ Mit der schriftlichen Einladung zur Präsidenten-Runde ist die Tagesordnung mitzuteilen.

² Die Tagesordnung führt die verschiedenen Beratungsgegenstände einzeln auf (siehe Anhang). Sie kann zu Beginn der Sitzung abgeändert und ergänzt werden.

³ Über die Beschlüsse wird ein Protokoll verfasst.

⁴ Das Protokoll wird den Vollmitgliedern und den assoziierten Mitgliedern schriftlich zugestellt.

§ 11
Kommissionen

Die Präsidenten-Runde kann Kommissionen einsetzen, die zu bestimmten Fragen einen Bericht erstatten, namentlich betreffend Aufnahme oder Ausschluss von Verfassungsgerichten oder ähnlichen Institutionen oder betreffend organisatorische Fragen der Konferenz.

§ 12
Sprachen

(§ 9 Ziff. 2 Statut)

¹ Offizielle Verhandlungssprachen am Kongress und in der Präsidenten-Runde mit Simultanübersetzung sind französisch, englisch, deutsch, russisch und gegebenenfalls eine weitere offizielle Sprache des ausrichtenden Gerichts.

² Jedes Mitglied kann auf seine eigenen Kosten die Simultanübersetzung in eine andere Sprache verlangen. Das ausrichtende Gericht realisiert die zusätzliche Simultanübersetzung, soweit es technisch möglich ist, oder gibt die Gründe an, weshalb sie nicht realisierbar ist. Bei Schwierigkeiten infolge zu vieler Gesuche werden diese in der Reihenfolge des Beitritts der Mitglieder berücksichtigt.

³ In der Präsidenten-Runde kann beantragt werden, Dolmetscher zuzulassen, welche die Wortmeldungen einer Delegation auf deren Kosten konsekutiv in eine der offiziellen Verhandlungssprachen übersetzen.

⁴ Der schriftliche Landesbericht wird in einer Landessprache des Mitglieds sowie in französischer oder englischer Sprache eingereicht.

⁵ Der Generalbericht wird in französischer und englischer Sprache verfasst.

⁶ Das ausrichtende Gericht kann den Generalbericht zusätzlich in einer eigenen Landessprache veröffentlichen.
 

§ 13
Sitzordnung

¹ In der Präsidenten-Runde und im Kongress nehmen die Vollmitglieder in der Regel in der Reihenfolge ihres Beitrittes als Vollmitglied Platz, bei gleichzeitigem Beitritt in alphabetischer Reihenfolge.

² Am Kongress folgen in der Sitzordnung auf die Vollmitglieder die assoziierten Mitglieder, Beobachter und Gäste. Unter sich gelten dabei die Regeln wie für die Vollmitglieder analog.

³ Das ausrichtende Gericht kann für einzelne Teilnehmer aus Billigkeitsgründen eine andere Sitzordnung vorsehen.

§ 14
Medien und Öffentlichkeit

(§ 12 Statut)

¹ Die Medien (Presse, Radio, Fernsehen) sind zur Eröffnungs- und Schlusssitzung zugelassen. Die Präsidenten-Runde bestimmt, inwieweit diese beiden Sitzungen weiteren Personen geöffnet werden.

² Die Fachdiskussionen sind nicht öffentlich.

³Die Präsidenten-Runden sind nicht öffentlich.

§ 15
Beitragspflicht der Vollmitglieder

(§ 4 Ziff.1, § 9 Ziff. 2 lit. d, § 11 Ziff. 1, Ziff. 2 lit. a und Ziff. 3 Statut)

¹ Die Reise- und Hotelkosten werden von den Vollmitgliedern grundsätzlich selber getragen.

² Die anteilsmäßig zu tragenden allgemeinen Kosten für die Organisation des Kongresses umfassen gemäß § 11 Ziff. 2 lit. a Statut:

1. Die Mietkosten;
2. Die Druckkosten;
3. Die Übersetzungskosten für die schriftlichen Dokumente;
4. Die Dolmetscherkosten;
5. Die allgemeinen Verwaltungskosten;
6. Die lokalen Transportkosten.

³ Die Präsidenten-Runde beschließt jeweils, ob und inwieweit auch die folgenden Ausgaben Bestandteil der allgemeinen Konferenzkosten gemäß § 11 Ziff. 2 lit. a Statut sein sollen:

1. Die Kosten der Verpflegung;
2. Die Kosten eines allfälligen Ausfluges;
3. Die spezifischen Kosten für die Bereitstellung einer besonderen Internetseite der Konferenz;
4. Die Kosten für besondere Sicherheitsmaßnahmen.

⁴ Die Präsidenten-Runde entscheidet ferner, für wie viele Mitglieder pro Delegation die Kosten auf das Konferenzbudget genommen werden.
 

§ 16
Beitragspflicht der assoziierten Mitglieder und Beobachter

(§ 4 Ziff. 2 und § 11 Ziff. 2 lit. b Statut)

¹ Die Reise- und Hotelkosten werden von den assoziierten Mitgliedern und Beobachtern selber getragen.

² Für assoziierte Mitglieder und Beobachter kann pro Teilnehmer eine Teilnahmegebühr festgesetzt werden. Die Teilnahmegebühr enthält die Kosten für die Verpflegung, einen allfälligen allgemeinen Ausflug sowie eine pauschale und reduzierte Beteiligungsgebühr an den allgemeinen Konferenzkosten gemäß § 11 Ziff. 2 lit. a Statut.

³ Die Kosten der Spezialprogramme werden gesondert in Rechnung gestellt.

⁴ Die Höhe der Teilnahmegebühr wird auf Antrag des ausrichtenden Gerichts beschlossen.
 

§ 17
Beitragspflichtder Gäste

(§ 5 Statut)

¹ Gäste tragen die Reise- und Hotelkosten in der Regel selber.

² Gäste beteiligen sich nicht an den allgemeinen Konferenzkosten gemäß § 11 Ziff. 2 lit. a Statut und bezahlen für Verpflegung und einen allfälligen allgemeinen Ausflug keinen Beitrag.

³ Die Kosten der Spezialprogramme werden den Gästen in der Regel in Rechnung gestellt.

⁴ Das Recht des Gastlandes, die den Gästen verbleibenden Kosten ganz oder teilweise selber zu übernehmen, bleibt von dieser Regelung unberührt.

⁵ Die Präsidenten-Rrunde kann überdies beschließen, diese Kosten ganz oder teilweise über die allgemeinen Konferenzkosten zu tragen.
 

§ 18
Inkrafttreten

(§ 14 Statut)

¹ Die Konferenzordnung tritt mit der Verabschiedung durch die Präsidenten-Runde in Kraft.

² Sie wird in französischer, englischer, deutscher und russischer Sprache ausgefertigt.

³ In Zweifelsfällen geht die französische Fassung vor.
 

Einstimmig angenommen in der Schlussabstimmung der "Präsidenten-Runde"
vom 16. Mai 2002 in Brüssel

Der im Jahr 2002 beschlossene Text der Konferenzordnung wurde 2012 sprachlich an die deutsche Rechtschreibreform angepasst.

Anhang - Mustertraktandenliste für die Präsidenten-Runde zur Vorbereitung der Konferenz

Ständige Themen (Vor- oder Hauptkonferenz)

· Annahme der Tagungsordnung
· Wahl des Vorsitzenden der Konferenz (§ 9 Ziff. 3 Statut)
· Thema der nächsten Konferenz (§ 9 Ziff. 2 lit. c Statut)
· Ort der nächsten Konferenz (§ 9 Ziff. 2 lit. c und Ziff. 5 Statut)
· Datum der nächsten Konferenz (§ 9 Ziff. 2 lit. c Statut)
· Bestimmung weiterer Konferenzsprachen, insbesondere jener des Gastgeberlandes (§ 9 Ziff. 2 lit.    c Statut; § 12 Konferenzordnung)
· Ausarbeitung des Fragebogens (§ 3 Konferenzordnung)
· Modalitäten für die Einreichung der Landesberichte (§ 3 Konferenzordnung)
· Bestimmen des Generalberichterstatters bzw. der Generalberichterstatter
   (§ 3 Konferenzordnung)
· Einladung von Gästen zum Kongress (§ 9 Ziff. 2 lit. b Statut; § 5 Abs. 2 Konferenzordnung)
· Einladung von Beobachtern zum Kongress (§ 9 Ziff. 2 lit. b Statut; § 5 Abs. 1 Konferenz-ordnung)
· Organisation des Kongresses (Kongressplenum-Fachausschüsse) (§ 4 Konferenzordnung)
· Organisation der Diskussionen (Vorsitz bei den Fachdiskussionen; Anmeldung und Reihenfolge    der Wortmeldungen) (§ 4 Konferenzordnung)
· Verabschiedung des Abschlusskommunikees des Kongresses (§ 9 Ziff. 2 lit. g und § 12 Ziff. 1 und    3 Statut)

Finanzielle Beschlüsse (Vor- oder Hauptkonferenz)

· Konferenzbudget für die allgemeinen Konferenzkosten (§ 11 Ziff. 2 lit. a und § 11 Ziff. 3 Statut; § 15 Abs. 2 Konferenzordnung):
     1. Mietkosten
     2. Druckkosten
     3. Übersetzungskosten für die schriftlichen Dokumente
     4. Dolmetscherkosten
     5. allgemeine Verwaltungskosten
     6. lokale Transportkosten

· Beschlussfassung, ob und inwieweit auch die folgenden Ausgaben für die Vollmitglieder Bestandteil der allgemeinen Konferenzkosten gemäss § 11 Ziff. 2 lit. a Statut sein sollen (§ 15 Abs. 3 Konferenzordnung):
     1. Kosten der Verpflegung
     2. Kosten eines allfälligen Ausfluges
     3. Kosten einer Internetseite
     4. Kosten für besondere Sicherheitsmassnahmen
     5. Anzahl Delegationsmitglieder

· Höhe der Teilnahmegebühren für assoziierte Mitglieder und Beobachter (§ 4 Ziff. 2, § 5, § 9 Ziff. 2 lit. e und § 11 Ziff. 2 lit. b Statut; § 16 Konferenzordnung)
· Besondere Kostenbeteiligung für Gäste (§ 5 Statut; § 17 Konferenzordnung)
· Entscheid über finanzielle Zuwendungen Dritter (§ 9 Ziff. 2 lit. f und § 11 Ziff. 2 lit. c Statut)

Weitere Themen nach Bedarf

· Besondere Anträge der Vollmitglieder (§ 4 Ziff. 1 Statut)
· Schriftliche Vorschläge der assoziierten Mitglieder (§ 4 Ziff. 2 Statut; § 6 Konferenzordnung)
· Aufnahme, Suspendierung und Ausschluss von Mitgliedern (§ 9 Ziff. 2 lit. a Statut)
· Erlass oder Änderung der Konferenzordnung (§ 9 Ziff. 2 lit. h Statut)
· Änderung des Statuts (§ 9 Ziff. 2 lit. i Statut)
· Auflösung der Konferenz (§ 9 Ziff. 2 lit. j Statut)
· Einsetzung von Kommissionen (§ 11 Konferenzordnung)